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5 signes qui montrent qu’une réunion est une perte de temps

Lorsque l’on participe à une réunion mal menée, que faire d’autre que regarder sa montre ou planifier mentalement les tâches à accomplir pour le reste de la journée ? A ce stade, vous pouvez convertir et optimiser cette perte de temps. Lorsque vous être celui qui a organisé la réunion vous n’avez qu’une seule envie : intéresser vos collègues afin qu’ils contribuent aux échanges et ne…  s’endorment pas.

Pour prévenir le syndrome de réunionnite aiguë, vous devez être en mesure de faire la distinction entre les réunions essentielles et celles qui ne sont qu’une perte de temps pour tout le monde. Voici cinq signes qui montrent qu’une réunion est une perte de temps et quelques pistes pour les éviter.

Soixante minutes … et plus

Aucun moyen que nous arrivions à une décision maintenant, cette réunion n'a seulement duré que 30 minutes

Le temps est précieux, nous en manquons tous. Il en va de même pour vos collaborateurs, de plus ils sont surement sous pression, il est donc inutile d’en rajouter. Demander à ses collègues d’assister à une réunion pour plus d’une heure est une exigence déraisonnable qui pourrait nuire à la productivité. Il est donc temps d’effectuer des réunions de moins d’une heure. Et si vous devez absolument planifier plus de temps n’oubliez pas que la plupart des gens commence à perdre sa concentration après environ 20 minutes de discussion. Si vous n’avez vraiment pas le choix, programmez une pause à la moitié afin que vos collaborateurs puissent se dégourdissent les jambes et consulter leurs mails. Offrir une collation et varier l’intonation de votre voix pourra permettre aux personnes présentes de rester engagées dans votre long discours. N’oubliez pas d’inclure une ou plusieurs interactions avec votre public pour animer les débats.

L’ordre du jour

Vous venez à l’instant de synchroniser les horaires de tous les participants à votre réunion, pourquoi ne pas continuer en rajoutant une dizaine de sujets différents ? Cela peut paraître être une bonne idée, mais ce n’est pas le cas. Votre ordre du jour ne doit pas faire plus d’une page. Si la plupart des participants n’ont pas à intervenir dans la majorité des sujets choisis, c’est alors peut-être trop ambitieux. Si après avoir diminué votre ordre du jour, ce dernier est encore trop long, cherchez d’autres moyens pour le réduire, en combinant plusieurs sujets ou en les reportant pour une prochaine réunion.

Le casting

Regardez bien dans votre liste des participants afin de déterminer si tout le monde doit être inclus. Souvent, certains collaborateurs sont parfois invités par courtoisie, alors que leur présence n’est pas vraiment nécessaire. Une longue liste de participants peut également indiquer que vous essayez d’en faire trop en une seule réunion, en particulier si plusieurs de vos collègues doivent intervenir. Dans ce cas de figure, il est préférable de prévoir plusieurs réunions séparées, plus courtes mais également plus ciblées.

Le dictat du Powerpoint

Les présentations multimédias telles que les fameuses diapositives Powerpoint peuvent être efficace pour simplifier une idée complexe ou pour donner des informations clefs.Mais cela peut également ralentir le rythme et risque d’enliser une discussion.Un moyen efficace d’éviter cela est de distribuer les éléments visuels aux participants avant la réunion, ainsi tout le monde à le temps de les examiner. Etant donné que les personnes seront familiarisés avec les informations données, vous n’avez plus qu’a appuyer votre discours sur les parties les plus importantes de chaque diapositive, votre réunion prendra évidemment moins de temps.

Les mauvaises habitudes

Parfois, les réunions deviennent sacrées, une sorte de tradition, chaque semaine débute par une réunion d’équipe de deux heures, parce que depuis aussi longtemps que l’on s’en souvient cela à toujours été le cas.  Nous vous invitons à adopter un regard neuf sur toutes les réunions régulières présente sur votre agenda afin de déterminer si elle permette toujours d’atteindre leur objectif initial. Si vous ne pouvez pas les éliminer, rendez les moins fréquentes ou plus courtes. Une autre option consiste à communiquer avec l’équipe par mail et de planifier des réunions « en direct » sur des sujets ou vous désirez que tout le monde ait accès aux informations en même temps.

Les meilleures réunions sont brèves, ciblées et utiles. Elles permettent d’obtenir  une solution, un plan d’action, un ensemble de nouvelles idées et de stratégies ou d’orientations plus claires pour les participants. Quand vous mettez en place votre agenda et planifiez votre prochaine réunion, vérifiez que ces standards sont remplis. Sinon, envisagez d’autres moyens pour communiquer et collaborer.

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